Gestione DDT in MS Access

Panoramica

Questo progetto è una piccola applicazione in MS Access che gestisce la creazione, l’archiviazione e la stampa dei Documenti di Trasporto (DDT) per resi e conto lavorazione.
È pensata per l’area qualità / post-vendita / logistica di un’azienda di forte stampo commerciale, ma oggi viene usata anche da altri reparti per DDT “particolari” che il gestionale standard non gestisce bene.

Lo strumento collega in modo diretto i prospetti tecnici dei componenti (ad esempio compressori guasti da inviare a un’azienda partner per i test) con il DDT vero e proprio, eliminando la compilazione manuale e riducendo praticamente a zero gli errori di trascrizione.

Il problema di partenza

Per anni, per alcune spedizioni “speciali” (conto lavorazione, resi particolari, campioni di test), il gestionale aziendale era troppo rigido. Il risultato pratico era:

• DDT scritti a penna o arrangiati ogni volta in Word/Excel.
• Nessun collegamento tra prospetto tecnico dei pezzi e documento di trasporto: stessa lista riscritta a mano più volte.
• Alto rischio di errori di codice, quantità o destinatario, e molto tempo perso ogni volta che bisognava ristampare o ricercare un vecchio documento.

Serviva qualcosa di semplice ma strutturato, che permettesse di creare in pochi minuti un DDT corretto, a partire dai dati già disponibili.

Cosa fa lo strumento

Struttura dei dati e anagrafiche

Alla base dell’applicazione c’è una struttura dati molto semplice:

• Un registro centrale dei DDT, con nome documento, data di inserimento e un eventuale collegamento a un prospetto tecnico (es. lotto di componenti difettosi da inviare a un partner esterno).
• Alcune tabelle collegate 1:1 che separano:
  • dati generali del documento (numero, data, causale, mezzo, resa),
  • destinazione e indirizzi,
  • informazioni di spedizione (corriere, colli, pesi, porto),
  • testi liberi da stampare nel corpo del DDT.
• Una tabella righe di materiale per i DDT “normali” (non collegati a prospetto): codice, descrizione, unità di misura, quantità.
• Una rubrica destinatari, condivisa tra tutti i DDT, per evitare di riscrivere ogni volta ragione sociale e indirizzo.

L’obiettivo non è fare un gestionale parallelo, ma una struttura snella che permetta di avere ogni DDT spezzato in blocchi logici, facili da compilare e da riusare.

Compilazione guidata del DDT

L’interfaccia principale è una maschera unica, pensata per accompagnare l’utente passo passo:

• In alto si definiscono nome del documento, data di inserimento ed eventuale collegamento a un prospetto di componenti.
• Al centro c’è un tab con quattro schede:
  • Dati bolla – numero e data del DDT, causale, mezzo di trasporto, resa.
  • Destinazione – cessionario, indirizzo di consegna e opzione “stessa destinazione” quando indirizzo fiscale e di consegna coincidono.
  • Spedizione – corriere, colli, aspetto esteriore dei beni, pesi netto/lordo, data di ritiro.
  • Testo – frasi di apertura e di chiusura del corpo del documento.
• Nella parte bassa una griglia a righe multiple permette di inserire, solo quando serve, il materiale tradizionale:
  • codice articolo,
  • descrizione su una o due righe,
  • unità di misura,
  • quantità.

L’utente non ha bisogno di conoscere la struttura delle tabelle: vede semplicemente un DDT “spezzato” in sezioni coerenti, tutte accessibili dalla stessa schermata.

Integrazione con i prospetti tecnici

Il punto chiave del progetto è l’integrazione con i prospetti dei componenti guasti che devono essere inviati a un’azienda partner per test e perizia.

• Quando esiste già un prospetto (per esempio un elenco di compressori con numero progressivo, codice e quantità), il DDT può essere collegato direttamente a quel prospetto da una semplice combo in testata.
• A quel punto, il corpo del DDT non viene digitato a mano:
  • lo strumento legge automaticamente l’elenco dei pezzi dal prospetto,
  • costruisce le righe da stampare con numero progressivo, descrizione e quantità,
  • usa un modello di stampa dedicato ai DDT “conto lavorazione / test”.
• Se invece non esiste un prospetto tecnico, l’utente usa la griglia di materiale e compila le righe a mano, come in un DDT tradizionale.

In pratica la stessa maschera supporta due flussi diversi:

• DDT “manuali”, per casi generici;
• DDT collegati a lotti di test, in cui la lista dei pezzi nasce da un’altra applicazione tecnica.

Rubrica destinatari e gestione destinazioni particolari

Per evitare di riscrivere ogni volta gli indirizzi, l’applicazione include una piccola rubrica interna:

• dalla scheda “Destinazione” è possibile scegliere il cessionario da una combo ordinata alfabeticamente;
• un pulsante apre una maschera elenco destinatari, dove:
  • si vedono tutti i nominativi in forma tabellare,
  • si possono aggiungere nuovi cessionari,
  • si può selezionare quello giusto con un click, che viene riportato automaticamente nel DDT.

Quando la destinazione fisica è diversa dalla sede legale (es. spedizione presso un magazzino terzista), l’utente può personalizzare nome, via e città solo per quel documento, mantenendo inalterata l’anagrafica di base.

Stampa, copie ufficiali e archivio storico

Una volta compilato il DDT, l’utente ha a disposizione tre pulsanti dedicati:

• Copia Mittente
• Copia Cessionario
• Copia Vettore

Dietro le quinte, l’applicazione:

• capisce se il documento è collegato o meno a un prospetto tecnico e sceglie automaticamente il modello di stampa corretto (DDT con righe manuali oppure DDT con elenco componenti da testare);
• genera le tre copie ufficiali con intestazioni coerenti (mittente / cessionario / vettore), mantenendo lo stesso layout e la stessa logica di dati;
• apre il documento in anteprima di stampa, da cui l’utente può stampare o esportare in PDF.

Per richiamare un DDT già emesso non serve scorrere record uno per uno:

• un pulsante “Elenco” apre una lista di tutti i documenti, con nome, data e collegamento al prospetto (se presente);
• da lì è possibile aprire il DDT selezionato, modificarlo se necessario e ristampare le copie.

Oggi lo strumento viene usato non solo per i lotti di test dei compressori, ma anche da altri reparti per resi particolari, spedizioni conto lavorazione e DDT fuori standard, dove il gestionale aziendale risulta troppo rigido.

Cosa cambia nella pratica

Passando da DDT scritti a mano a questa applicazione in Access, nella pratica succede questo:

• Tempo di emissione: da documenti preparati a mano in decine di minuti a DDT pronti in pochi minuti, soprattutto quando esiste già un prospetto dei componenti.
• Errori quasi azzerati: codici, quantità e destinatari non vengono più riscritti ogni volta, ma selezionati da elenchi controllati.
• Coerenza tra reparti: qualità, post-vendita e logistica usano la stessa struttura e le stesse anagrafiche, senza file “paralleli”.
• Storico consultabile: tutti i DDT particolari sono archiviati in un unico posto, facili da ricercare e ristampare.
• Maggiore flessibilità rispetto al gestionale: si possono gestire con ordine quelle casistiche “borderline” (conto lavorazione, campioni, resi speciali) che l’ERP non copre bene.

Il mio ruolo nel progetto

Ho seguito questo progetto dall’inizio alla fine.
Sono partito dall’osservazione del flusso reale: come venivano compilati i DDT particolari, quali informazioni servivano ai vari reparti e dove nascevano gli errori. Ho progettato la struttura dei dati in MS Access, definendo il registro centrale dei documenti, le tabelle collegate e la rubrica dei destinatari.

Ho disegnato la maschera principale e le varie schede (dati bolla, destinazione, spedizione, testo) per renderle il più possibile vicine al modo di lavorare quotidiano dei colleghi. Ho scritto la logica che collega i prospetti di test al DDT, che decide automaticamente quale modello di stampa usare e che permette di richiamare rapidamente i documenti già emessi.

Infine ho testato lo strumento con gli utenti interni, raccolto i feedback e fatto diverse iterazioni per migliorare usabilità, robustezza e chiarezza delle stampe.